Aplikasi kasir offline yang baik tetap bisa mencatat pesanan saat internet putus lalu mengirimnya sendiri begitu koneksi kembali, tapi pembayaran QRIS, pesanan tamu lewat QR, dan tiket ke dapur tetap butuh internet. Jadi pertanyaan yang tepat untuk penyedia kasir bukan bisa offline atau tidak, tapi bagian mana yang berhenti saat internet mati.
Internet mati 20 menit di jam makan siang. Kalau kasirmu berhenti total, 20 menit itu berarti sekitar 30 pesanan dicatat di kertas lalu diketik ulang malamnya, atau tidak tercatat sama sekali.
Dengan rata-rata Rp35 ribu per pesanan, itu Rp1,05 juta omzet yang catatannya bergantung pada ingatan kasir yang sedang panik.
Kalau kamu memakai kasir di tablet atau HP dengan wifi atau paket data yang kadang putus, artikel ini untuk kamu. Kalau tempatmu memakai mesin kasir desktop yang memang tidak pernah terhubung ke internet, artikel ini tidak untuk kamu.
Kenapa kasir offline sering disalahpahami
Kata offline dipakai untuk dua hal yang sangat berbeda. Yang pertama: aplikasinya bisa dibuka tanpa internet. Yang kedua: pesanan yang kamu catat tanpa internet tidak hilang.
Aplikasi kasir yang diinstal di Android biasanya kuat di dua titik ini, karena datanya memang tinggal di perangkat. Harganya, setiap perangkat harus diperbarui satu per satu, dan data baru sampai ke laporan pemilik setelah sinkron. Kasir berbasis web baru bisa menyamai itu kalau memang dirancang untuk offline, dan itu yang perlu kamu tanyakan.
Banyak aplikasi kasir berbasis web gagal di titik pertama. Begitu wifi putus, halaman kasir tidak mau terbuka, jadi pertanyaan soal menyimpan pesanan tidak pernah sempat muncul.
Aplikasi yang lolos titik pertama bisa gagal di titik kedua. Kasirnya terbuka, pesanan bisa diketik, tapi saat ditekan kirim muncul pesan gagal, dan kasir yang terburu-buru menekannya lagi. Begitu online, pesanan itu masuk dua kali.
Hampir semua pemilik baru memikirkan ini setelah kejadian pertama, dan itu wajar. Internet di kota besar seperti Jakarta atau Surabaya jarang mati lama, jadi risikonya terasa jauh sampai benar-benar terjadi di jam ramai.
Jeda sinkron: tercatat belum tentu terkirim
Sebut saja inti masalahnya jeda sinkron. Jeda sinkron adalah waktu antara pesanan dicatat di perangkat dan pesanan itu sampai ke server. Selama jeda itu pesanannya aman di tablet kasir, tapi tidak ada perangkat lain yang tahu pesanan itu ada.
Pikirkan pesan WhatsApp yang kamu kirim di dalam lift. Pesannya sudah diketik dan sudah ditekan kirim, tanda jamnya muncul, tapi baru benar-benar terkirim begitu sinyal kembali. Bedanya di restoran, selama jeda itu dapur tidak tahu ada pesanan, jadi seseorang harus memberi tahu dapur dengan cara lama.
Jeda sinkron juga berlaku ke arah sebaliknya. Tablet yang sedang offline memakai salinan menu terakhir yang ia terima, jadi harga yang baru kamu ubah dari HP mungkin belum tampil di kasir sampai koneksinya kembali.
Kasir offline yang baik tidak menghilangkan jeda sinkron, karena tidak ada yang bisa. Yang bisa dilakukan adalah membuat jeda itu aman: pesanan tidak hilang, tidak dobel, dan terkirim sendiri tanpa ada yang perlu ingat.
Tiga syarat itu saja yang menentukan apakah kasir offline layak disebut offline.
Bagian mana yang tetap jalan saat internet putus
| Bagian | Saat internet putus | Cara menutupnya |
|---|---|---|
| Membuka kasir | Tetap terbuka kalau pernah dibuka saat online | Buka kasir saat online tiap pagi |
| Mencatat pesanan | Tersimpan di perangkat, terkirim sendiri saat online | Tidak perlu apa-apa |
| Tiket dapur dan printer | Menunggu koneksi | Teriakkan atau tulis pesanan ke dapur |
| Bayar tunai | Dicatat setelah pesanan terkirim | Terima uangnya, catat bayarnya saat online |
| Bayar QRIS | Konfirmasi menunggu koneksi | Terima tunai dulu |
| Pesan lewat QR tamu | Butuh internet di HP tamu | Ambil pesanan secara langsung |
Tabel di atas adalah pembagian yang jujur untuk kasir berbasis web yang dirancang untuk offline. Mencatat pesanan tetap jalan. Apa pun yang melibatkan pihak lain, dapur, bank, atau HP tamu, menunggu koneksi.
Di Nusantek, kasir menyimpan salinan dirinya di perangkat, jadi tetap terbuka tanpa internet selama perangkat itu pernah membukanya saat online. Pesanan meja maupun pesanan tanpa meja yang dicatat saat offline disimpan di tablet dan terkirim otomatis begitu koneksi kembali. Karena berjalan di browser tablet atau HP apa saja, tidak ada aplikasi kasir terpisah yang harus diperbarui.
Yang tidak ikut offline juga perlu disebut terang. Tiket ke layar dapur dan printer, nomor ambil, pembayaran, dan struk menunggu koneksi. Pesanan tamu lewat menu QR juga butuh internet di HP tamu.
Pertanyaan untuk penyedia aplikasi kasir offline
Sebelum memilih, ajukan pertanyaan yang memaksa jawaban spesifik. Penyedia yang hanya bilang bisa offline tanpa menyebut batasnya biasanya belum pernah mengujinya di jam ramai.
- Kalau wifi mati lalu tablet dinyalakan ulang, apakah kasir masih bisa dibuka?
- Pesanan yang dicatat offline disimpan di mana, dan apa yang terjadi kalau baterai tablet habis?
- Apakah pesanan bisa masuk dua kali kalau kasir menekan kirim berulang?
- Kalau dua tablet sama-sama offline, bagaimana pesanan keduanya digabung saat online?
- Seberapa lama salinan menu dan stok di perangkat bisa tertinggal dari data di server?
Jawaban yang baik menyebut batasnya dengan tenang. Jawaban yang buruk berbunyi tidak perlu khawatir, semuanya otomatis.
Menyiapkan restoran untuk internet putus
Mulai dari yang paling murah. Siapkan satu HP dengan paket data dari operator yang berbeda dengan penyedia wifi tempatmu, dan biarkan tablet kasir otomatis pindah ke hotspot itu. Kalau wifi mati karena gangguan penyedia, jaringan operator lain biasanya masih jalan.
Kedua, sepakati cara lama untuk dapur. Saat tiket tidak keluar, pesanan diteriakkan atau ditulis di kertas pesanan, dan kasir mencatatnya di aplikasi seperti biasa. Kertasnya untuk dapur, catatannya tetap di kasir.
Ketiga, untuk pembayaran, terima tunai dulu dan catat pembayarannya begitu pesanan sudah terkirim. Jangan menjanjikan QRIS saat internet mati, karena konfirmasinya tidak akan datang tepat waktu.
Bayangkan kedai kopi di Yogyakarta yang wifinya putus saat antrean sepuluh orang. Kasir tetap mencatat pesanan di tablet, barista membaca pesanan dari kertas yang ditulis kasir, dan pembeli membayar tunai. Lima belas menit kemudian wifi kembali, pesanan terkirim sendiri, dan kasir tinggal mencatat pembayaran tunai yang tadi diterima.
Untuk tempat kecil dengan satu kasir dan internet yang jarang bermasalah, tiga langkah ini sudah cukup. Router 4G cadangan baru masuk akal kalau gangguan terjadi lebih dari sekali seminggu, atau kalau kamu memakai pesan lewat QR, karena pesanan tamu tidak akan sampai ke layar dapur selama internet restoran mati.
Langkah pertama hari ini
Saat restoran sepi, matikan wifi di tablet kasir selama lima menit dan coba catat satu pesanan. Lalu nyalakan lagi dan lihat apakah pesanan itu masuk, sekali saja, tanpa kamu kirim ulang.
Lima menit, dan kamu tahu bagian mana yang berhenti sebelum internet yang memutuskannya untukmu di jam ramai.
Kalau kasirmu sekarang berhenti total saat wifi putus, pelajari lebih lanjut cara kerja kasir di browser yang tetap mencatat pesanan di halaman tanpa install di atas.
Pertanyaan umum
Apakah pesanan hilang kalau tablet mati saat offline?
Pesanan yang sudah ditekan kirim tersimpan di perangkat dan tetap ada setelah tablet dinyalakan ulang, lalu terkirim saat online. Isi keranjang yang belum ditekan kirim bisa hilang.
Bisakah dua tablet kasir dipakai saat offline?
Bisa, tapi selama offline keduanya tidak saling melihat pesanan. Begitu online, pesanan dari keduanya terkirim, dan pesanan untuk meja yang sama digabung.
Apa cara paling murah mengurangi gangguan internet di restoran?
Hotspot dari HP dengan operator yang berbeda dari penyedia wifi utama. Kalau wifi mati karena gangguan penyedia, jaringan operator lain biasanya masih jalan.